mar 16, 2021

Le telefonate al tuo centro medico: perché è importante monitorarle

monitorare le telefonate

Tenere sotto controllo l’attività delle proprie segreterie e, in particolare, la tipologia e il volume delle chiamate al tuo centro, è estremamente importante se il tuo obiettivo è migliorare la gestione delle segreterie e, in generale, degli appuntamenti, ma non solo.

Come vedremo in questo articolo, ci sono diversi motivi per cui monitorare il telefono del tuo centro medico è importante e, per ciascun problema o situazione correlati a questo tipo di controllo, ci sono metodi e strumenti adeguati ad affrontarli: continua a leggere per scoprirli…

Controllare le telefonate al tuo centro: 4 vantaggi per il tuo centro

Ci sono quattro ragioni principali per monitorare le telefonate al tuo centro, che analizzeremo nel corso di questo articolo:

1. Monitorare le chiamate perse sul telefono del tuo centro (per limitarle)

Tutte le strutture sanitarie hanno qualche problema con le telefonate perse, ma non tutte hanno contezza di quanto sia necessario affrontare questa situazione nel miglior modo possibile. 

Ecco perché le chiamate perse sono un serio problema per la tua struttura:

  • Se un paziente trova occupato o non riceve risposta, è molto probabile che prenoterà una visita presso un’altra struttura
  • Una segreteria poco efficiente gestisce peggio anche gli appuntamenti, con conseguenti ritardi, tempo perso e minore organizzazione nel tuo centro.
  • Questo tipo di problema tende anche a lasciare una brutta esperienza al paziente, il che ha delle ripercussioni sulla reputazione del centro medico e sulla possibilità di fidelizzare più pazienti possibile.

Riuscire invece a controllare le chiamate perse ti aiuterà a:

  1. Capire quali sono gli orari e i giorni in cui perdi più potenziali appuntamenti
  2. Stabilire una migliore strategia per organizzare il tuo personale di segreteria
  3. Comprendere quale dei tuoi dipendenti lavora meglio o peggio sotto questo aspetto (e, dunque, correggere eventuali errori di approccio nella gestione del telefono nel tuo centro).
  4. Ricontattare il prima possibile i pazienti che non hanno ricevuto risposta: in questo modo, ridurrai le visite perse

Per ovviare a questo tipo di problema così comune nelle strutture, abbiamo implementato MioDottore Phone. Si tratta di un servizio di MioDottore per centri medici, che consente la gestione continuativa delle chiamate, grazie alla funzione di identificazione dei numeri chiamanti e promemoria per le richiamate.

Grazie al sistema gestionale, inoltre, ogni paziente che non riesce a passare riceverà automaticamente un SMS con un link per prenotare online una visita, evitando anche di intasare le tue segreterie ma garantendoti comunque le prenotazioni.

👉Leggi anche: Come incrementare le prenotazioni al tuo centro medico

2. Ottimizzare la gestione: il registro delle chiamate

Tenere un registro delle telefonate ti aiuta anche a gestire meglio il tuo centro sotto il profilo organizzativo e logistico. 

In primo luogo, sapere quante chiamate entrano in media nel tuo centro ti consente di capire gli orari prediletti dei pazienti della tua struttura e quindi anche di organizzare meglio la divisione delle chiamate e la rotazione degli orari del tuo persone. 

Inoltre, conoscendo bene come e quando arrivano le telefonate e organizzando il tuo personale di conseguenza, farai loro risparmiare tempo prezioso che potranno utilizzare per l’accoglienza dei pazienti o per altri task organizzativi e amministrativi.

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3. Migliorare la qualità del servizio grazie al registro chiamate

Partiamo da un presupposto importante: un contatto costante con i pazienti aumenta il loro impegno nel processo terapeutico, migliora la loro soddisfazione per i servizi che offre la tua struttura e, di conseguenza, li fidelizza

Tieni conto anche del fatto che, ancora oggi (pur essendo in aumento la richiesta di prenotazioni e servizi di messaggistica online da parte della nuova generazione di pazienti) per quasi tutte le strutture quella via telefono è la principale forma di comunicazione con la clientela, nonché il principale strumento per ricevere nuove prenotazioni, specie da parte di pazienti più anziani. 

Ciò detto, è chiaro come una parte importante della qualità del servizio che offri ai pazienti stia proprio nella gestione delle chiamate e, per questo, porre in essere strategie e strumenti per registrare, contare e monitorare le telefonate e la gestione delle stesse sia essenziale se vuoi migliorare l’esperienza del paziente e farlo tornare in futuro. 

Inoltre, ti permette di capire quali sono i membri del team che meglio gestiscono le telefonate, in meno tempo e con più efficacia. 


Per raccogliere questi dati, naturalmente, serve affidarsi a strumenti tecnologici che, però, spesso, sono costosi e/o complessi da utilizzare…

Controlla e migliora la qualità delle tue segreterie con MioDottore Phone

Con MioDottore Phone puoi monitorare le prestazioni del tuo personale, grazie a un pannello delle statistiche molto completo, che ti permette di:

  • Controllare l'efficienza e la qualità del team
  • Registrare le chiamate
  • Creare tabelle comparative tra i professionisti.

Soprattutto, il tuo team potrà lavorare meglio nella gestione di ogni chiamata, grazie a funzionalità come: 

  • Promemoria di richiamata
  • Stato e commenti per ogni telefonata
  • Automazione e controllo delle attività tipiche in una clinica.

Così, da un lato avrai strumenti per tenere traccia di tutto il lavoro delle segreterie e dall’altro, offrirai al personale stesso strumenti efficaci per migliorare da subito la qualità e la rapidità del servizio. 

4. Implementare la tua strategia di marketing

Se stai implementando una strategia pubblicitaria e/o di marketing su diversi canali promozionali, sapere quali sono i canali che generano più prenotazioni presso il tuo centro è necessario per comprendere quelli che meritano ulteriori investimenti e quelli che, invece, conviene non utilizzare più. 

Anche in questo caso, un attività di monitoraggio delle chiamate è importante. In particolare, oltre che quantitativo (per esempio: quanti pazienti hanno telefonato per prenotare nell’ultimo mese) il controllo dovrebbe essere qualitativo (come hanno fatto i nuovi, potenziali pazienti a conoscere il tuo centro, ossia tramite quale canale promozionale hanno ottenuto il tuo numero). 

Naturalmente, questo tipo di raccolta dati richiederebbe ingenti investimenti di tempo e denaro per essere svolto in autonomia o con l’aiuto di software esterni. Ma c’è un’alternativa…

Massimizza i tuoi investimenti pubblicitari con MioDottore Phone

MioDottore Phone genera un numero telefonico per ogni canale promozionale che utilizzi,  così sarà semplice per te o per il tuo personale analizzare quali siano redditizi e quali invece vadano evitati. 

Inoltre, con questo tipo di statistiche avanzate, potrai conoscere da quali fonti provengono il maggior numero di appuntamenti.

In poche parole, MioDottore Phone ti permette non solo di migliorare le prestazioni delle segreterie e di evitare di perdere prenotazioni, ma anche di ottimizzare le tue campagne.

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In conclusione

Avere consapevolezza e controllo sul numero di chiamate che il tuo centro riceve ogni giorno è importante per offrire un servizio di qualità ai pazienti, evitare le visite perse, organizzare al meglio gli appuntamenti e massimizzare i tuoi investimenti pubblicitari. Se ancora non lo fai, inizia a implementare strategie per monitorare il flusso e la tipologia di chiamate in entrata e uscita nella tua struttura.